Individuelle Datenverarbeitung: So nutzen Banken Excel & Co. BaFin-konform

Ob Tippfehler, falsche Formel oder simpler Zahlendreher – wenn sich der Fehlerteufel in die Individuelle Datenverarbeitung (IDV) einschleicht, sind die Konsequenzen unüberschaubar. Es drohen finanzielle Verluste und eine beschädigte Reputation. Mit dem Office Process Manager (aOPM) bietet agentes eine Software, mit der Excel, sonstige Programme für die Tabellenkalkulation, Access, Reporting- und BI-Tools sowie zukünftig auch SharePoint systematisch erkannt sowie überwacht werden können. Damit hilft sie Banken, regulatorische Vorgaben im Umgang mit IDV-Anwendungen nachhaltig zu erfüllen und unbeabsichtigte Fehler zu vermeiden.

1985 vorgestellt, ist Excel heute eines der wichtigsten Office Werkzeuge und das am meisten genutzte IDV-Tool. Viele Institute setzen mehrere tausend Excel-Anwendungen mit zum Teil Millionen von Formeln ein – in Controlling, Bankensteuerung, Rechnungswesen, Kundenberatung sowie Produktvertrieb. Oft sind sie dabei kalkulatorische Basis für unternehmenskritische Entscheidungsprozesse. Das Problem: Bereits kleinste Fehler in der Berechnung können millionenschwere Folgen nach sich ziehen; ob durch individuelle Verarbeitungsfehler oder unautorisierte Zugriffe. Das haben auch EZB und BaFin erkannt und fokussieren das Thema immer stärker: Im Zuge von Sonderprüfungen nach § 44 Kreditwesengesetz sehen sich immer mehr Banken mit wesentlichen Feststellungen konfrontiert.

Systematische Qualitätssicherung und Kontrolle

Mit dem agentes Office Process Manager lassen sich IDV-Dateien nach bankfachlichen Aspekten und Risikokriterien technisch identifizieren, fachlich klassifizieren und dokumentieren. Dazu werden sie registriert, analysiert und katalogisiert. Das Ergebnis ist eine zentrale Datenbank, die den Status quo vollständig abbildet. IDV-Dateien mit Formeln oder Makrocode werden dem Erstellenden automatisch zur Bewertung und Dokumentation sowie dem IDV-Verantwortlichen zur Freigabe vorgelegt. Zudem erfolgt eine technische Überwachung bereits freigegebener und versionierter Dateien; kommt es hier zu Änderungen, erhält der Autor oder Bearbeiter eine Information und muss gemäß den Vorgaben der BaFin festlegen, ob diese wesentlich sind. Ist das der Fall, führt dies zu einem erneuten Test- und Freigabeverfahren im elektronischen 4-Augen-Prinzip. Damit wird eine kontrollierte und berechtigte Nutzung der IDV sichergestellt. Alle durch den aOPM-Prozess generierten Metadaten und Informationen können zudem auf Knopfdruck aggregiert und in Reports angezeigt werden. Die Revision kann den aktuellen Datenstatus so jederzeit vollständig und nachvollziehbar einsehen.

Die European Spreadsheet Risks Interest Group geht davon aus, dass mehr als 90 Prozent aller Tabellenkalkulationen Fehler enthalten. Wie teuer solche Fehler werden können, erfuhr laut Medienberichten 2012 JP Morgan Chase – die Bank verlor demnach durch einen Copy-and-paste-Fehler sechs Milliarden US-Dollar. „Durch den Einsatz des aOPM lassen sich solche Risiken erheblich vermindern, wenn nicht sogar komplett vermeiden – es erfolgt eine dreifache Kontrolle: Die Änderung wird zunächst vom System registriert sowie dem Autor oder aktuellen Bearbeiter zur Prüfung vorgelegt und im Falle einer wesentlichen Änderung stößt das System ein neues Test- und Freigabeverfahren an“, verdeutlicht Claus Stielenbach, Business Development Manager bei agentes, den Nutzen des aOPM. Aktuell verwenden die Software mehr als 50 Volksbanken, Sparkassen sowie Landes-, Privat- und Förderbanken.

Weitere Informationen zum agentes Office Process Manager (aOPM) finden Sie auf unserer Produktseite.